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Nuestras políticas son el conjunto de principios, normas y valores que rigen el funcionamiento de los procesos y el actuar de nuestros asociados y colaboradores de SERVIVIR y FRATERNIDAD.
Estamos comprometidos en brindar tranquilidad y confianza a las entidades asociadas y a la comunidad, mediante el mejoramiento continuo de nuestras soluciones integrales exequiales y beneficios complementarios de naturaleza solidaria, con el propósito permanente de: generar rentabilidad socioeconómica, mantener un talento humano competente y motivado, consolidar alianzas de mutuo beneficio con los proveedores, enmarcados en el cumplimiento de la normativa legal.
Servivir y Fraternidad Capilla de Velación S.A.S., dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, le manifiesta a sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, prospectos y en general a todas aquellas personas que hayan entregado sus datos personales, que éstos se encuentran incluidos en sus bases de datos, con el fin de lograr una eficiente comunicación relacionada con los servicios, boletines informativos, videos, imágenes impresas y digitales, así como gestionar y dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados.
El uso y manejo de dicha información se realiza siguiendo nuestra Política y Procedimientos de Tratamiento de Datos Personales, garantizando los recursos tecnológicos y humanos idóneos para almacenar de manera segura la información; ninguna de las bases de datos será compartida ni entregada a terceros para fines comerciales o de otra índole guardando la debida confidencialidad de la información recolectada.
Estamos solicitando la autorización a todos los titulares, para continuar con el tratamiento de sus datos personales, si usted desea consultar su información o suprimir sus datos personales de nuestras bases de datos, le agradecemos que se comunique dentro de 30 días hábiles, contados a partir del envío de esta comunicación a:
Dirección: Avenida Roosevelt No. 34 – 86
Teléfono: 604 557 5925
Correos electrónicos: protecciondatos@servivir.coop y fraternidad.datos@servivir.coop respectivamente.
La omisión del titular de los datos de comunicar su decisión dentro del plazo establecido, habilita a Servivir y Fraternidad, para continuar con el tratamiento de los datos acorde a lo establecido en el artículo 10 del decreto 1377 del 2013, lo anterior sin perjuicio del derecho que le asiste al titular de la información en cualquier momento, de consultar, conocer, actualizar, solicitar supresión o rectificación de sus datos personales; para ello puede consultar nuestra Política y Procedimientos en el Tratamiento de Datos Personales en nuestra página web www.servivir.coop.
Las Empresas SERVIVIR GRUPO EMPRESARIAL DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA Y FRATERNIDAD CAPILLA DE VELACIÓN S.A.S., se comprometen a realizar el tratamiento de datos personales bajo los principios rectores de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Es por esto que dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, adopta la siguiente política para que todas las personas que, en desarrollo de sus actividades contractuales o comerciales, suministren información o datos personales, puedan conocerlos, actualizarlos y rectificarlos.
El alcance de esta Política será a los datos personales recolectados o que se recolecten en el futuro, registrados en cualquier base de datos de SERVIVIR Y FRATERNIDAD en el marco de su actividad económica, de igual manera, será informado a sus titulares.
Debido a su vinculación organizacional, las Empresas SERVIVIR Y FRATERNIDAD, comparten las mismas bases de datos y están sometidas a las mismas Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales. Esta es la información general de las Empresas:
1. SERVIVIR
NIT. 800.238.317-4
Calle 6 No 34 86
Teléfono: 557 59 25
Correo electrónico: protecciondatos@servivir.coop
Página web: www.servivir.coop
2. FRATERNIDAD
NIT. 805.006.975-3
Calle 6 No 34 86
Teléfono: 604 557 5925
Correo electrónico: fraternidad.datos@servivir.coop
Página web: www.servivir.coop
1. MARCO LEGAL
2. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, se tienen en cuenta las siguientes definiciones establecidas por la normatividad vigente de protección de datos personales.
3. PRINCIPIOS RECTORES
Siguiendo lo establecido en la Ley 1581 de 2012, SERVIVIR y FRATERNIDAD aplicarán los siguientes principios rectores para el tratamiento de los datos personales:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a la normatividad vigente aplicable.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de datos que realice SERVIVIR Y FRATERNIDAD deben obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual deberá ser informada al Titular de dichos datos.
c) Principio de libertad: El Tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales, SERVIVIR Y FRATERNIDAD garantizan el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la normatividad vigente y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por SERVIVIR Y FRATERNIDAD, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas de SERVIVIR Y FRATERNIDAD que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad vigente.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
a) Razón Social: SERVIVIR GRUPO EMPRESARIAL DE LA ECONOMIA SOLIDARIA
b) Nit: 800.238.317-4
c) Domicilio y Dirección: Calle 6 No 34 86. Santiago de Cali.
d) Teléfono: 604 557 5925
e) Encargado del Tratamiento: Informática
f) Correo electrónico: protecciondatos@servivir.coop
g) Razón Social: FRATERNIDAD CAPILLA DE VELACIÓN S.A.S
h) Nit: 805.006.975-3
i) Domicilio y Dirección: Calle 6 No 34 86. Santiago de Cali.
j) Teléfono: 604 557 5925
k) Encargado del Tratamiento: Área Administrativa
l) Correo electrónico: fraternidad.datos@servivir.coop
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y LA FINALIDAD DEL MISMO
SERVIVIR Y FRATERNIDAD realizarán el tratamiento de los datos de empleados, ex empleados, entidades asociadas, contratistas, proveedores u otros con los cuales tenga o tendrá establecida alguna relación permanente o temporal, bajo la normatividad vigente y aplicable.
Los datos personales que se recolecten y traten en SERVIVIR Y FRATERNIDAD podrán ser para:
a) Enviar información relacionada con mercadeo, actividades y noticias en general sobre las actividades económicas de SERVIVIR Y FRATERNIDAD.
b) Cumplir con la normatividad vigente en materia laboral y de seguridad y salud en el trabajo con alcance a los empleados actuales, ex empleados y candidatos a empleados.
c) Cumplir con la normatividad vigente tributaria, comercial, entre otros, aplicable a Proveedores y Contratistas.
d) Promocionar jornadas de capacitación, recreación y salud.
e) Realizar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos.
f) Creación y actualización de las bases de datos.
g) Envío de cualquier comunicación telefónica, electrónicos (SMS, CHAT, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales, videos, imágenes, redes sociales).
6. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles, solo cuando SERVIVIR Y FRATERNIDAD:
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.
7. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización a SERVIVIR Y FRATERNIDAD para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
8.1. Medios para otorgar la autorización:
SERVIVIR Y FRATERNIDAD obtendrán la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico o electrónico, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización siempre será solicitada por SERVIVIR Y FRATERNIDAD de manera previa al tratamiento de los datos personales.
8.2. Prueba de la autorización:
En SERVIVIR Y FRATERNIDAD se conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, asegurándose de mantener los registros controlados y plenamente identificados, sean físicos o digitales, de esta forma SERVIVIR Y FRATERNIDAD, cumplen con la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales (Articulo 26 y 27 Decreto 1377/2013). Tratándose de Servivir, para los afiliados a la póliza Exequial, la prueba de la autorización constará en el contrato suscrito con la entidad asociada.
8.3. Revocatoria de la autorización:
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a SERVIVIR Y FRATERNIDAD para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
SERVIVIR Y FRATERNIDAD ponen a disposición del titular de los datos personales, mecanismos gratuitos y de fácil acceso, para que pueda revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada (Ver numeral 11 Procedimientos para ejercicio de derechos).
9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
10. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Cumpliendo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, a continuación, se relacionan los derechos de los titulares de los datos personales:
a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SERVIVIR Y FRATERNIDAD en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SERVIVIR Y FRATERNIDAD para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización. (Ver numeral 9. Casos en que no se requiere autorización).
c) Ser informado por SERVIVIR Y FRATERNIDAD, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante SERVIVIR Y FRATERNIDAD.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías Constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de SERVIVIR Y FRATERNIDAD.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
11. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo tratados por SERVIVIR Y FRATERNIDAD, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
11.1. Consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información de datos personales que repose en SERVIVIR Y FRATERNIDAD. Para ello se han establecido los siguientes mecanismos:
11.2. Reclamos (Actualización, Rectificación, Supresión o Revocación)
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, cuando considere que la autorización deba ser revocada o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad vigente aplicable, podrán presentar un reclamo ante SERVIVIR Y FRATERNIDAD, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SERVIVIR Y FRATERNIDAD a través de cualquiera de los siguientes mecanismos:
b) El reclamo se formulará con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
c) Una vez recibido el reclamo completo por parte de SERVIVIR Y FRATERNIDAD, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por parte de SERVIVIR Y FRATERNIDAD, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. VIGENCIA
Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 1 de septiembre de 2016. La vigencia de las Bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
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+57 (2) 557 5925
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