El trámite se realiza por el medio establecido y a través de la Entidad Asociada, Cliente o directamente el Titular (cuando se trata del Plan Solidaridad), presentando en un plazo no superior a treinta (30) días calendario después del fallecimiento de la persona por la cual se formula la solicitud, los siguientes documentos absolutamente legibles:

• Formato solicitud de auxilios
• Registro civil de defunción
• Registro(s) civil(es), para acreditar el parentesco invocado.
• Documento de identidad del beneficiario principal reclamante, usuario especial (si es el caso) y de la persona fallecida.
• Facturas o comprobantes cuando corresponde a reclamación de auxilio de bóveda, lote o cremación y auxilio exhumación y osario/cenizario.

La solicitud del auxilio exhumación y osario se realiza una vez hayan transcurridos 4 años posteriores a la fecha de fallecimiento y la permanencia de vinculación en el plan exequial deberá ser ininterrumpida, salvo que el fallecido sea el mismo beneficiario principal, en cuyo caso deberá reclamar en un plazo no superior a treinta (30) días calendario después del fallecimiento.

Al momento de radicar la solicitud para el pago de los Auxilios, el beneficiario principal debe encontrarse activo en la base de datos de Servivir, excepto cuando él mismo sea el fallecido.

Si las solicitudes no se presentan en el término definido por Servivir (treinta (30) días calendario después del fallecimiento) se establece las siguientes condiciones para el pago de los auxilios:

• Cuando se generen cambios en la legislación aplicable a la prestación de servicios funerarios y exequiales, se realizarán labores respectivas tendientes a dar cumplimiento a lo establecido.
• La vinculación de padres legítimos, padrastros, suegros (2 cupos no renovables), aplica aun tratándose de una nueva vinculación.
• Se elimina el periodo de carencia cuando se demuestre 3 últimos meses como antigüedad en la vinculación a través de otra entidad de previsión exequial.
• Si fallece una persona o una mascota que hubiere sido vinculada simultáneamente a través de una misma o varias contratantes, Servivir se obliga a prestar los servicios y beneficios por una sola vez.
• Al momento de radicar la solicitud para el pago de los Auxilios, el Beneficiario Principal debe encontrarse activo en la base de datos de Servivir, excepto cuando él mismo sea el fallecido.
• Es procedente el reembolso por auxilio de bóveda, lote o cremación y auxilio de exhumación y osario/cenizario, cuando Servivir efectivamente haya prestado el servicio funerario.
• Tratándose de apertura de osario o cenizario, se otorgará este auxilio hasta por el monto establecido por el Consejo de Administración de Servivir.
• Si el fallecido es usuario especial, beneficiario del usuario especial o usuario adicional, no se le reconoce auxilio exhumación osario/cenizario.
• Cualquier modificación al reporte inicial de beneficiarios o cambio de un plan a otro superior, debe constar por escrito en la base de datos de Servivir, por lo menos con tres (3) meses previos a la ocurrencia del siniestro, salvo que se trate de muerte accidental o violenta en cuyo caso se otorgan los servicios y beneficios del plan en el cual se encuentre vinculado.